Il tempo è la risorsa più democratica che esiste.
Per chiunque ogni giorno ci sono 1440 minuti, senza distinzione alcuna.
La differenza la fa come utilizziamo il tempo a disposizione e soprattutto come lo gestiamo.
Nel mondo di oggi, la capacità di time management è diventata una delle soft skill che ogni persona dovrebbe sviluppare ai massimi livelli.
Questo perché la gestione del tempo determina il tuo livello di ricchezza, gli obiettivi che raggiungi, i risultati che ottieni e in generale la qualità della tua vita.
In questo articolo voglio condividere con te una panoramica su che cos’è il time management e i vantaggi di una efficace gestione del tempo.
In più condividerò con te il mio modello di time management che mi ha portato ad ottenere il 20esimo posto nella classifica mondiale dei migliori esperti di time management secondo Global Gurus.
Partiamo subito col dare una definizione di time management e spiegare in breve di cosa si tratta.
Che cos’è il Time Management: definizione e significato
L’espressione time management si può tradurre in italiano con “gestione del tempo”.
Volendo dare una definizione possiamo dire che:
il time management è una disciplina che comprende tutte quelle tecniche che permettono una gestione efficace del tempo, migliorando la produttività, l’efficacia e l’efficienza sia a livello individuale che a livello di processi aziendali e organizzativi.
Ho voluto precisare che il time management non riguarda solo la sfera personale e professionale, perché ancora oggi ci sono imprese e organizzazioni con processi poco efficienti che causano perdite di tempo, ma anche di risorse e denaro.
Oltre questa definizione, è comunque necessario sottolineare che il time management è un ambito molto vasto, collegato anche ad altre discipline.
Dal mio punto di vista non si tratta solo del modo in cui impieghiamo e organizziamo le ore a disposizione, assegnando un’attività ad ogni momento della giornata come gli slot su Google Calendar, ma ha a che fare anche con gli obiettivi che si vogliono raggiungere e con le azioni da mettere in campo.
Quando leggerai il mio metodo ti sarà tutto più chiaro.
Nel frattempo vediamo perché il time management è così importante e quali vantaggi puoi ottenere da una gestione efficace del tempo.
Perché è importante il Time Management: 10 vantaggi di una gestione del tempo efficace
Sarà capitato anche a te di avere a che fare con persone che non hanno mai tempo e sono prese da mille impegni e attività.
Ne ho conosciute tante e, con le mie competenze in performance management, mi sono proposto di aiutarle.
Andando ad analizzare la situazione, in gran parte dei casi era evidente:
- poca chiarezza e consapevolezza degli obiettivi da raggiungere
- una pessima organizzazione delle attività
- zero ottimizzazione dei tempi
- impiego del tempo in attività a basso valore o delegabili
- procrastinazione e perdita di tempo in attività futili.
Se ti rivedi in queste situazioni è probabile che anche tu abbia bisogno di migliorare la tua gestione del tempo (e in questo caso ti invito a contattarmi).
Conoscere i principi del time management e padroneggiare le tecniche di gestione del tempo e delle attività ti permette di ottenere i seguenti vantaggi:
- smettere di procrastinare
- focalizzarti su ciò che davvero conta
- avere ben chiaro ciò che vuoi realizzare
- delegare le attività in cui non è necessario il tuo contributo
- riuscire a fare più attività in meno tempo
- aumentare la produttività ed essere più performante
- dare la giusta priorità ad ogni attività
- migliorare la tua organizzazione
- evitare disordine mentale, stress e burnout
- semplificare la vita privata e professionale
Ti ho scritto qui un piccolo elenco di benefici del time management, ma la lista potrebbe essere tranquillamente più lunga.
L’importante è che tu abbia ben chiaro che sapere come gestire il tempo e le attività è una competenza fondamentale per ottenere risultati e per aumentare la qualità della tua vita.
Detto questo, passiamo alle tecniche.
Le tecniche di Time Management più comuni
Data l’importanza dell’argomento, negli anni sono state sviluppate tantissime tecniche per la gestione del tempo e delle attività.
Sarebbe impossibile elencarle tutte, anche perché non voglio dilungarmi troppo prima di svelarti il mio metodo.
Ti voglio però segnalare tre tecniche che ti possono essere utili in quelle che io reputo le tre fasi principali nell’ambito del time e performance management:
- Definizione degli obiettivi
- Valutazione delle priorità
- Gestione del tempo e delle attività
Per ognuna di queste tre fasi, ho scelto quella che, dal mio punto di vista, è la tecnica che più di altre unisce efficacia e semplicità di applicazione ovvero:
- Metodo Obiettivi SMART
- Matrice di Eisenhower
- Tecnica del Pomodoro
Obiettivi SMART: il metodo per definire gli obiettivi
Questo è sicuramente uno dei metodi più famosi per definire un obiettivo in modo efficace.
SMART è parola che in italiano può essere tradotta come “intelligente, sveglio, brillante”, ma in questo caso rappresenta la sigla dei fattori che rendono un obiettivo più facilmente raggiungibile.
Infatti, qualsiasi obiettivo che vuoi realizzare, deve essere:
- Specific (specifico)
- Measurable (misurabile)
- Achievable (raggiungibile)
- Relevant (rilevante)
- Time-based (basato sul tempo)
Assicurati che il tuo obiettivo rispetti questi requisiti per avere sempre ben chiaro il focus e definire un piano d’azione che ti conduca alla meta.
Matrice di Eisenhower: lo schema per definire le priorità
Questa tecnica prende il nome dal famoso ex Generale e Presidente degli Stati Uniti Dwight David Eisenhower.
Per spiegare lo schema che ha ideato, è utile partire da una sua citazione a cui si fa spesso riferimento nell’ambito del time management e della crescita personale:
Ciò che è importante è raramente urgente. Ciò che è urgente è raramente importante.
Da questa frase è facile comprendere che la Matrice di Eisenhower si focalizza sulla valutazione e l’organizzazione delle attività in base ai criteri di importanza e di urgenza.
La Matrice di Eisenhower si divide in 4 quadranti:
- Q1 – Importante ed Urgente: attività da svolgere al più presto e non delegabili
- Q2 – Importante e Non Urgente: attività importanti ma che puoi programmare
- Q3 – Non Importante ed Urgente: attività da completare al più presto ma delegabili
- Q4 – Non Importante e Non Urgente: attività non necessarie ma che possono essere uno svago.
Questo schema ideato da Eisenhower è molto potente per definire le priorità e l’ho ripreso anche nel mio metodo. Infatti continuando a leggere scoprirai come potenziarlo per ottenere il massimo risultato.
Tecnica del Pomodoro: la tecnica per gestire il tempo e mantenere il focus
Dopo obiettivi e organizzazione delle attività, è il momento di passare all’azione ed ecco a te un metodo che può esserti utile per la gestione del tempo.
Si chiama Tecnica del Pomodoro e il suo nome deriva dai famosi timer da cucina a forma di pomodoro.
Consiste nel suddividere il tempo in blocchi da 25 minuti di massima focalizzazione nello svolgere l’attività che vuoi completare. Dopo questi 25 minuti puoi fare una pausa di 5 minuti e poi ricominciare con un altro “pomodoro”. Dopo 4 “pomodori” puoi concederti una pausa più lunga di 25 minuti.
Ovviamente questa è la tecnica standard ma nulla vieta che puoi utilizzare blocchi con più o meno minuti oppure organizzarti con una pausa più lunga.
L’importante è suddividere l’attività in blocchi in cui sei concentrato solo su quello che devi fare senza distrazioni.
Il mio metodo di Time Management
Dopo questa approfondita panoramica di introduzione al time management. è arrivato il momento di svelarti il mio metodo con il quale ho aiutato e sto aiutando tantissimi imprenditori, manager e professionisti nel migliorare l’organizzazione delle attività, degli impegni e del tempo.
Te lo descriverò in breve per darti informazioni applicabili fin da subito e per approfondire ti rimando al mio libro “Time Management Sistema 21’” in cui ti guido passo passo in ogni fase.
Partiamo!
Step 0: Goal Setting
La definizione degli obiettivi è il primo step del time management.
L’organizzazione delle attività raggiunge il massimo del risultato partendo da un lavoro della persona su se stessa e sul settaggio degli obiettivi.
Ecco perché voglio presentarti il Sistema I.D.R.A.
Attraverso questo Sistema che consiste in Idee, Descrizione, Risultati ed Azioni puoi individuare le tue “cose da fare” con un criterio molto più efficace ed efficiente rispetto ai più noti sistemi di goal setting.
Ecco come fare.
- Idee: in questa prima fase lavori alle idee su di te e sulle risorse che puoi mettere in campo, rispondendo a domande come: Chi sono? Che ruolo ho? Quali sono le risorse a mia disposizione?.
- Descrizione: qui descrivi il tuo obiettivo in massimo 250 parole e rendi la descrizione quanto più sensorialmente basata possibile, aggiungendo dettagli rispetto ciò che vedrai, ciò che ascolterai e le sensazioni che proverai.
- Risultati: in questa terza fase, scrivi i risultati che vuoi ottenere indicando qualità, quantità e tempo. Per scrivere i risultati, puoi utilizzare quello che ho chiamato Metodo N.A.T. e che ti consente di qualificare i risultati che vuoi ottenere secondo 3 criteri essenziali: Numeri – Attributi – Tempo.
- Azioni: infine, elabori un elenco di azioni sotto il tuo controllo rispetto all’obiettivo fissato.
Step 1: Project Management
Questo step l’ho denominato Project Management e consiste nel cominciare ad organizzare le azioni e le attività da svolgere attraverso i seguenti passaggi.
Fase 1 – Verifica l’elenco delle azioni che hai scritto nello step precedente
Fase 2 – Usa l’elenco delle tue performance per creare due liste separate ovvero:
- Lista 1 – Performance di “routine”, sono quelle performance che fai ogni giorno, ogni settimana, o comunque regolarmente a distanza di tempo (max 6 mesi).
- Lista 2 – Performance “una tantum”, sono quelle performance che fai solo una volta, oppure una volta ogni 6 o più mesi.
Fase 3 – Organizza le tue performance secondo criteri di importanza ed urgenza secondo la matrice di Eisenhower.
Sai già in cosa consiste e qui voglio solo aggiungere come interpretare i vari quadranti alla luce del mio metodo.
- Q1 – Importante ed Urgente: questo è lo spazio delle performance in “emergenza”. Secondo il mio metodo di lavoro, questo è il quadrante “crisi”: si tratta di imprevisti non prevedibili oppure, come spesso capita, di attività che sono state rimandate più volte, fino ad arrivare a questo “punto di non ritorno”.
- Q2 – Importante e Non Urgente: questo è lo spazio per le performance da dedicare al miglioramento del tuo business. Secondo il mio metodo di lavoro, questo è il quadrante “pianificazione”, quell’area dove idealmente andrebbe passata la maggior parte del tempo, potendo dedicarsi ad attività di valore senza la “pressione” dovuta alla scarsità temporale.
- Q3 – Non Importante ed Urgente: qui puoi inserire le performance che puoi delegare. Secondo il mio metodo di lavoro questo è il quadrante “non delega” che si riempie di attività che non si è voluto o potuto delegare: ecco perché la delega è una competenza che ogni imprenditore e professionista farebbe bene a sviluppare ed evolvere costantemente.
- Q4 – Non Importante e Non Urgente: qui puoi inserire le performance che rappresentano uno svago e rischiano di risultare uno spreco di tempo/energie, se vengono subite invece che pianificate. Secondo il mio metodo di lavoro, questo è il quadrante “svago”: qualcosa che, preso a piccole dosi e non usato come “fuga” dagli altri quadranti, può essere utile di tanto in tanto.
Fase 4 – Inserisci le performance nella Tabella Estesa
Ora andiamo più nel dettaglio, aggiungendo nuove caratteristiche fondamentali delle tue performance, come riportare in questa Tabella Estesa.
Step 2: Sistema 21’
Siamo arrivati alla fase in cui entrare in azione e ti consiglio di farlo secondo il Sistema 21’.
Scegli una performance dall’elenco e suddividila in blocchi da 21 minuti.
Puoi effettuare una o più sessioni di 21 minuti in base alla complessità dell’attività e intervallare le sessioni con una breve pausa.
In questo modo manterrai il focus su ciò che devi completare ed eviterai distrazioni e procrastinazione.
Se si tratta di una performance che vuoi trasformare in abitudine, ripetila per 21 giorni consecutivi. È questo infatti il tempo minimo per sviluppare una nuova abitudine.
Step 3: Daily Journal
La maggior parte delle tecniche di time management hanno un grosso limite: mancano di un sistema di controllo e di valutazione dell’efficacia di quanto si è fatto.
Ecco perché ho deciso di inserire nel mio metodo un Daily Journal, per registrare le tue performance e valutare, con un punto di vista obiettivo, i risultati che hai ottenuto.
Consiste nel rispondere a 4 domande:
- Cosa mi è piaciuto?
- Che cosa ho fatto bene?
- Che cosa posso migliorare?
- Su che cosa mi focalizzo da subito?
La risposta a queste domande focalizzerà la tua attenzione su ciò che è andato bene e su cosa puoi migliorare rispetto alle performance svolte.
Libri e strumenti per il Time Management
Già solo applicando le informazioni che hai letto in questo articolo, posso assicurarti che migliorerai notevolmente la tua gestione del tempo e delle attività.
In molti mi chiedono libri sul time management oppure app per la produttività.
Il mio consiglio è di leggere il maggior numero di libri sulla gestione del tempo e di provare le varie app per capire quali sono le tecniche e gli strumenti che sono più adatti a te.
Se poi vuoi approfondire e iniziare ad applicare il mio metodo ti consiglio:
- il mio libro “Time Management Sistema 21’” in cui ti spiego passo passo il metodo, guidandoti in tutti i singoli passaggi;
- Efficienda, l’agenda che ho creato per raggiungere i tuoi obiettivi e portare al massimo livello la tua organizzazione
Detto questo mi preme solo dirti un’ultima cosa:
il time management è la skill che più di altre fa crescere e migliorare i risultati che ottieni
Buone Performance!