Il Performance Management è un argomento sempre più discusso nell’ambito del business e della crescita aziendale.
Dagli scaffali delle librerie a recenti report autorevoli (che troverai in questo articolo), il Performance Management – anche nelle sue declinazioni di Business Performance Management e Corporate Performance Management – si sta imponendo sempre più come insieme di modelli, strumenti, soluzioni e metodi per portare un’impresa al successo.
Ho quindi deciso di scrivere questo articolo di approfondimento per dare una descrizione chiara di questa disciplina e dei miglioramenti che porta in termini di redditività, tempo e soddisfazione.
Leggendo questo articolo potrai vedere come il Performance Management può darti il controllo completo del tuo business e consentirti di ottenere risultati aziendali e personali eccellenti.
Performance Management definizione: la cosa più importante
Prima di cominciare, un’avvertenza importante: se non conosci ancora la materia, potresti confonderti tra le diverse applicazioni del Performance Management.
Quindi, prima ancora di entrare nel dettaglio, memorizza queste due parole: prestazioni e gestione.
Qualunque sia il contesto – PMI, microimprese e grandi aziende corporate – ci sono sempre prestazioni da gestire, nell’ambito di processi più o meno complessi, a seconda dei casi.
Memorizza questa semplice informazione e continua pure a leggere l’articolo!
1 Performance Management systems: perché è oro per imprenditori e aziende
2 Performance Management definizione: performances significato e che cos’è il Performance Management
3 Performance Management esempi: dalla gestione delle prestazioni alla crescita aziendale
4 Performance Management esempi: acquisire nuove competenze e revisione del feedback
5 Performance Management: l’Engagement come Performance Strategy
6 Performance Management: il Coaching per la gestione dei processi aziendali
7 Performance Management: Numeri, Persone e Processi per la tua crescita aziendale
8 Bibliografia
Performance Management Systems: perché è oro per imprenditori e aziende
Una prima domanda che si può fare è: perché usare sistemi di Performance Management per la crescita aziendale?
La risposta è che sistemi del genere portano risultati misurabili e tangibili che per molti imprenditori sono davvero “oro”: infatti, secondo il report del 2018 dell’Università di Reggio Emilia e Modena in collaborazione con la fondazione Marco Biagi, i 3 “perché” più importanti per cui le aziende di successo investono sul Performance Management sono [1]:
- perché è uno strumento efficace per la gestione delle performance (prima preferenza per il 55% degli intervistati);
- perché è uno strumento efficace per migliorare il rapporto fra capi e collaboratori (2° posto per il 76% degli intervistati);
- perché è funzionale a esigenze “esterne” ed in particolare alla certificazione del sistema di gestione della Qualità (3° posto per il 62% degli intervistati).
Ti anticipo già che nel mio modello di Performance Management si lavora contemporaneamente su persone, processi e numeri perfettamente in linea con quanto evidenziato dal report.
Dopo aver risposto al perché, passiamo ora a capire chiaramente che cos’è il Performance Management e come puoi applicarlo per la crescita aziendale.
Performance Management definizione: performance significato e che cos’è il PM
Quindi che cos’è il Performance Management?
Sicuramente è una disciplina multidimensionale, che abbraccia diverse aree: sono infatti diversi gli autori che si sono pronunciati sul tema, in quanto la gestione delle performance riguarda sia il mondo universitario che il mondo delle imprese.
Tra i diversi significati che possiamo dare al Performance Management (risultati ottenuti, processo costruito per raggiungerli, percezioni delle azioni aziendali fatte per raggiungerli, valutazione performance, etc..), possiamo inizialmente definirlo come:
il prodotto di un sistema dinamico in cui le competenze e gli aspetti individuali si intrecciano ad aspetti gruppali, a procedure ed azioni politiche aziendali (La Sala & Esposito, 2019) [2].
In altri termini, è un continuo processo di identificazione, misurazione e sviluppo delle performance di gruppo ed individuali, in modo che siano sempre allineate con gli obiettivi strategici dell’organizzazione (Aguinis, 2009)[3].
Dal mio punto di vista, per capire chiaramente che cos’è il Performance Management possiamo andare dritto al punto: il Performance Management è una disciplina che si occupa di gestione delle prestazioni (Borgogni, 2010) [4].
In pratica, una performance o una performance aziendale per me è il risultato conseguito in rapporto alle capacità (Castaldo, 2018)[5].
La parola prestazione può sembrare qualcosa di complesso, ma in realtà il vocabolario ci fornisce una descrizione molto semplice: “Il prestare la propria opera nell’esecuzione di un lavoro, nell’espletamento di una attività, intellettuale o manuale” [6].
Da quanto detto finora, possiamo fissare un punto fondamentale:
tutto ciò che facciamo può essere trasformato in una performance se lo misuriamo, lo dividiamo in fasi ed in sequenza e siamo focalizzati verso l’obiettivo da raggiungere.
Quindi: se tutte le nostre azioni possono essere trasformare in performance, qual è la prima cosa da fare per gestirle?
La risposta è: misurare!
Ecco perché è fondamentale avere strumenti di misurazione e indicatori di performance (KPI – Key Performance Indicator) che ci consentono di trasformare in numeri ed avere sotto controllo quello che facciamo.
Performance Management esempi: dalla gestione delle prestazioni alla crescita aziendale
Una volta chiarito che cos’è una prestazione e che il primo passo per cominciare a gestire le prestazioni è misurare ciò che facciamo, passiamo a vedere degli esempi dell‘impatto del Performance Management sulla crescita aziendale e sui principi di organizzazione aziendale.
Uno degli obiettivi del Performance Management è di mettere in sinergia le aree manageriali delle aziende con quelle più operative, attraverso il supporto alle funzioni di programmazione, controllo e valutazione dei risultati, avviando un processo di cambiamento della cultura organizzativa.
La letteratura scientifica ha mostrato come il Performance Management presenta in tal senso diverse potenzialità, che per potere funzionare adeguatamente bisogna richiede un coordinamento efficiente tra tutti i processi aziendali.
Sinteticamente, possiamo creare un Sistema di Performance Management [7] per:
- Pianificazione e controllo strategico
- Migliorare la motivazione dei collaboratori
- Valorizzare competenze e meriti dei collaboratori
- Supportare i processi di trasformazione ed acquisizione di nuove competenze nel team
Performance Management esempi: acquisire nuove competenze e revisione del feedback
Un altro esempio molto utile di applicazione del Performance Management è l’acquisizione di nuove competenze.
La misurazione infatti consente di usare al massimo il legame esistente nella triade: controllo, performance ed apprendimento. Se infatti – nelle aziende e nei management HR che non hanno sistemi di Performance Management – un processo di misurazione può essere percepito come qualcosa di “punitivo” o “giudicante” da parte degli esaminati, le imprese performanti sanno che si tratta di un processo essenziale per adattarsi ai rapidi ed imprevisti cambiamenti dello scenario competitivo del mercato nel quale operano.
Acquisire nuove competenze passa per il supporto ai processi decisionali ed al lavoro dei manager (o meglio, dei performance manager) al fine di raggiungere l’efficacia e l’efficienza delle prestazioni.
E quali sono i punti di forza in questi casi? La motivazione e la valutazione delle prestazioni (Ferreira e Otley, 2009) [8], mentre le caratteristiche che la valutazione deve assolvere ed avere sono (Canonico et al, 2015) [9]:
- Definizione chiara degli obiettivi (individuali ed organizzativi)
- Assenza di fattori distorsivi (conflitti, assenza di competenze manageriali, etc…)
- Comunicazione interna efficace
- Creazione di momenti di sintesi e confronto sui risultati attesi e revisione del feedback
- Responsabilizzazione e motivazione dei collaboratori
Performance Management: l’Engagement come Performance Strategy
Dal momento che il Performance Management è il risultato conseguito in base alle capacità, un fattore molto importante per il miglioramento dei risultati è l’osservazione e l’attento monitoraggio dell’engagement e lo sviluppo delle competenze delle persone che fanno parte della realtà organizzativa [10].
Definiamo come engagement l’allineamento dei manager e dei dipendenti con la mission e vision dell’azienda. Il termine è anche usato nei paesi anglofoni per indicare il “fidanzamento” tra due persone.
Per aumentare l’engagement è necessario che si progetti e realizzi un ambiente organizzativo che sia in grado di valorizzare e sostenere la crescita e la valutazione dei dipendenti, investendo nella formazione per favorire l’acquisizione di nuove competenze. Esiste infatti una netta differenza da fare tra il possesso di conoscenze e abilità e il loro uso in maniera competente in diverse circostanze [11].
Le convinzioni sulla propria efficacia personale rappresentano, inoltre, il collegamento tra l’individuo ed il suo contesto: più la risorsa è realmente capace di svolgere una determinata abilità/azione, più forti saranno le sue convinzioni di riuscire a far fronte a difficoltà che incontrerà per svolgere quell’azione.
È importante che i collaboratori si sentano a proprio agio con i Valori (Mission – Vision) e l’Ambiente (Fisico e relazionale) aziendale – elementi che influiscono molto sulla performance e su come valutare un dipendente.
Risulta chiaro come sia indispensabile dotarsi di criteri e strumenti specifici per misurare, quanto più oggettivamente possibile, i risultati ottenuti nell’interesse dell’intero sistema organizzativo e per determinare le strategie più performanti per portare un’azienda all’eccellenza.
Per questo motivo, il sistema di misurazione delle performance deve essere “un processo formale che mira ad ottenere, analizzare ed esprimere informazioni circa un aspetto del processo, un’attività o una persona” (Micheli e Mari, 2014) [12].
Performance Management: il Coaching per la gestione dei processi aziendali
Con il Coaching inoltre è possibile facilitare i processi di Performance Management, ottimizzando le risorse a disposizione per raggiungere gli obiettivi: uno dei fattori che più di altri influenza positivamente il raggiungimento dei risultati è proprio la totale comprensione dell’obiettivo da parte di tutti (manager e collaboratori).
Il Coaching, lavorando a vari livelli del processo, favorisce la chiarezza nell’intervento e nel coinvolgimento [13] delle risorse umane nel raggiungimento degli obiettivi.
Con la misurazione della performance l’imprenditore può avere gli obiettivi più chiari e riconoscere quelli più raggiungibili, perché le misurazioni offrono la promessa di riportare ordine e razionalità nel caos generato da un overlap di dati. [2]
Performance Management: Numeri, Persone e Processi per la tua crescita aziendale
Arrivati a questo punto, facciamo alcune osservazioni per concludere.
Tutte le aziende, anche le più piccole, sono sempre degli organismi complessi: anche la tua!
Ogni azione che fai è sempre inserita nella complessità dell’organismo aziendale ed è per questo che diventa fondamentale misurare e gestire le performance anche negli aspetti qualitativi, emotivi e sociali, nei bisogni e nelle competenze delle persone che fanno parte della tua azienda.
Quando crei sistemi di misurazione e miglioramento delle performance di persone, processi e numeri senza scadere in rigide misurazioni, ma curando anche agli aspetti ludici (gamification), puoi ottenere grandi risultati come generare un grande senso di appartenenza ed abbassare il tasso di abbandono nel tuo team!
Se applichi questo modo di pensare alle performance puoi acquisire un enorme vantaggio competitivo ed ottenere enormi risultati imprenditoriali in termini di redditività, tempo e soddisfazione.
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Bibliografia
1 Fabbri T., Fiorelli, A., Ales E. & Curzi Y. 1° Performance Management Report/2018. Unimore, Fondazione Marco Biagi, JobPricing: Modena.
2 La Sala A. & Esposito V. (2016). Performance Management: modernità o utopia? Prospettive in Organizzazione.
3 Aguinis H.(2009), Performance Management, 2nd ed., Pearson Prentice Hall, Upper Saddle River, NJ.
4 Borgogni L, (a cura di) (2010). Dal performance management allo sviluppo delle persone: Modelli e tecniche. FrancoAngeli: Milano
5 Castaldo, R. (2018). Formula P.M.I.: Neuroscienze, Coaching e Matematica per il Business Management. Uno Editori: Marene
6 A.A. V.V., Treccani. Dizionario della Lingua Italiana, 2464 pagine, Giunti TVP, Treccani, 2017
7 Gray D., Micheli P. & Pavlow A. (2015), Measurement Madness: recognizing and avoiding the pitfalls of performance, 1st ed, John Wiley & Sons, West Sussex, UK.
8 Ferreira, A. & Otley, D. (2009). The design and use of performance management systems: an extended framework for analysis. Management Accounting Research, 20 (4) pp. 263-282.
9 Canonico P., De Nito E., Esposito V., Martinez M., Mercurio L. & Pezzillo Iacono M. (2015), The boundaries of a performance management system between learning and control. Measuring Business Excellence, 19(3) pp. 7-21.
10 Gruman J.A. & Saks A.M. (2011). Performance management and employee engagement. Human Resource Management Review 21, 123–136.
11 Bandura, A. (1990). Perceived self-efficacy in the exercise of personal agency. Journal of Applied Sport Psychology, 2, 128-163.
12 Micheli, P. & Mari, L. (2014). The theory and practice of performance measurement. Management Accounting Research, 25(2), June, pp. 147-156.
13 Castaldo, R. Il Coaching come Welfare sociale ed aziendale responsabile. Sito “Dr Roberto Castaldo – Performance Management specialist”