Le riunioni sono uno strumento prezioso che quasi nessuno sa usare!
Cosa intendo?
Penso sia superfluo sottolineare l’importanza di organizzare riunioni con i soci dell’azienda, con il management, con il proprio gruppo di lavoro sia dal punto di vista decisionale che organizzativo.
Il problema è che “quasi nessuno sa usare” questo strumento perché le riunioni rappresentano l’80% delle cause di disfunzione all’interno di un contesto aziendale o di gruppo di lavoro.
Nella maggior parte dei casi le riunioni si trasformano in una perdita di tempo e di energie, in cui non si conclude nulla e che spesso crea malumori e incomprensioni tra le persone che vi partecipano.
Proprio per questo ho deciso di darti qualche consiglio su come fare una riunione di successo.
Voglio fornirti in modo pratico e facilmente applicabile alcuni passaggi per organizzare e gestire le tue riunioni focalizzandomi in particolare su come evitare perdite di tempo inutili.
Partiamo!
Come organizzare le riunioni e prepararle in modo efficace
Iniziamo col dire che è buona prassi che ogni riunione venga anticipata da una email contenente l’ordine del giorno della riunione stessa e gli obiettivi che si intende raggiungere.
Non più tardi di 24 ore prima della riunione, tutti i partecipanti dovrebbero inviare all’organizzatore una conferma di partecipazione e la struttura del proprio intervento con 3 punti elenco rispetto all’ordine del giorno assegnato, che affronteranno nel tempo che sarà loro concesso.
Questo passaggio è molto importante!
Se i partecipanti alla riunione non preparano il loro intervento, puoi star certo che la riunione sarà soltanto una perdita di tempo e uno stress.
Se sei tu l’organizzatore della riunione assicurati che il luogo della riunione sia pronto ad accogliere tutti i partecipanti o, nel caso in cui sia una riunione online, che tutti sappiano come accedere alla piattaforma che sceglierai.
Organizzare con precisione e in anticipo anche gli aspetti logistici e tecnologici ti permetterà di risparmiare un bel po’ di tempo.
Inoltre, sempre in qualità di organizzatore, dai supporto a tutti partecipanti per qualsiasi problema o dubbio che hanno in merito alla riunione.
Come gestire le riunioni con il Time Management
Dopo aver organizzato tutto nei minimi dettagli e aver avuto la conferma e la struttura dell’intervento di tutti i partecipanti, vediamo come gestire la riunione con tempi precisi.
Il mio consiglio è di utilizzare il modello di Time Management che ho ideato e che mi ha permesso di entrare nella classifica 2022 dei migliori esperti al mondo: Sistema 21’.
A meno che non richieda discussioni, presentazioni e interventi approfonditi, una riunione dovrebbe durare al massimo 21 minuti.
In questo arco di tempo, 1 o 2 minuti iniziali è bene utilizzarli per introdurre gli argomenti e le decisioni all’ordine del giorno.
Seguono poi gli interventi dei partecipanti che devono essere organizzati in modo tale da avere un tempo residuo di 7 minuti alla fine per fare un recap degli interventi e definire il piano d’azione da mettere in campo.
Uscire da una riunione senza un piano d’azione è tempo sprecato.
Dopo la riunione tutti devono sapere cosa fare per raggiungere un obiettivo preciso.
Riunioni: l’importanza della gestione del tempo
In questo articolo ho voluto darti qualche spunto per farti riflettere sul modo in cui vengono gestite le riunioni con un focus soprattutto sulla gestione del tempo, che come sai è un argomento a cui tengo particolarmente.
Magari avrai già iniziato a pensare agli errori che commetti nell’organizzare e gestire le riunioni con il tuo gruppo di lavoro e a quanto tempo puoi risparmiare.
Un’organizzazione dettagliata, con tempi precisi eviterà riunioni interminabili che non portano a nulla.
La maggior parte delle riunioni sono includenti proprio per una mancata gestione del tempo.
E il tempo, come ben sai, è denaro.
A presto
Roberto
P.S. Per approfondire ed entrare nel dettaglio, ti consiglio questo articolo sul sito 4 M.A.N. Consulting su come gestire una riunione aziendale.